19.02.2019

Kopírování dokladů a veřejných listin

V praxi je možné se velmi často setkat s pořizováním a uchováváním kopií nejrůznějších druhů osobních dokladů a jiných listin fyzických osob. Kopírují se občanské průkazy, řidičské průkazy, zdravotní kartičky, velké technické průkazy od vozidla, rodné listy, oddací listy a dokonce i přihlašovací lístky

V praxi je možné se velmi často setkat s pořizováním a uchováváním kopií nejrůznějších druhů osobních dokladů a jiných listin fyzických osob. Kopírují se občanské průkazy, řidičské průkazy, zdravotní kartičky, velké technické průkazy od vozidla, rodné listy, oddací listy a dokonce i přihlašovací lístky k trvalému pobytu, které mají dočasný charakter. Argumentem osob, které si tyto kopie pořizují, bývá často představa jakési „jistoty“ pro budoucí kontroly, aby bylo možné dokázat, že tvrzené skutečnosti jsou pravdivé. Pouhý záznam do příslušné dokumentace o ověření platného dokladu nebo veřejné listiny nepostačuje a dle vžitého přesvědčení je nutné ho podložit kopií dokumentu či dokladu. Současně se lze setkat i s tvrzením, že se jedná spíše o ochranu osoby, jejíž doklad je kopírován, neboť se pak vykonávající „úředník“ může spolehnout na existující fotokopii a porovnat s ní znovu předložený doklad, což může pomoci odhalit falzifikát.

Pořizování kopií dokladů či veřejných listin je zpracováním osobních údajů a mělo by tak probíhat pouze v mezích právních předpisů o ochraně osobních údajů. Ruku v ruce s dnešními technickými možnostmi, kdy lze vytvořit kopii, která je k nerozeznání od originálu a padělek je tak dokonalou kopií osobní listiny či dokladu, a s ohledem na nárůst trestné činnosti páchané pomocí těchto dokonalých padělků, je třeba respektovat pravidla, kterými se možnosti legitimního pořizování kopií osobních listin a dokladů minimalizují, a to i přesto, že pořizování kopií dokladů a listin úřední osobou nepůsobí nedůvěryhodně a mnoho z nás to vidí jako „no problem“.

Zákon to vidí jinak. Občanky a pasy se kopírovat nesmí.

Pořizování kopií občanských průkazů a cestovních dokladů je upraveno v zákoně č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech a v zákoně č. 329/1999 Sb., o cestovních dokladech. Oba uvedené předpisy stanoví výslovný zákaz pořizování kopií těchto dokladů bez souhlasu občana, kterému byl předmětný doklad vydán. Tento zákaz postihuje pořizování kopií jakýmikoliv prostředky a obecně tedy platí zásada, že pořizování kopií občanského a cestovního dokladu je zakázáno a z tohoto zákazu platí pouze 2 výjimky, kdy lze pořizovat a uchovávat kopie. První výjimkou je zvláštní právní předpis, např. zákon o opatřeních proti legalizaci výnosů z trestné činnosti, který pořízení a uchování kopie výslovně stanovuje a druhou pak případ, kdy dal občan - držitel osobního dokladu, ke kopírování souhlas. Údaje uvedené na těchto dokladech požívají vyšší právní ochrany, jelikož jejich pořízení přináší zvýšené riziko zneužití těchto osobních údajů, a tedy zásahu do soukromí subjektu údajů (držitele dokladu) a je na svobodném rozhodnutí držitele takového dokladu, zda k jeho kopírování svolí. Ovšem ani formálně správný souhlas nemůže legitimizovat porušení jiných pravidel pro zpracování osobních údajů, jako je především povinnost shromažďovat osobní údaje v nezbytném rozsahu (zásada minimalizace). Proto subjekt, který hodlá kopii takovéhoto dokladu pořídit, k tomu musí mít pádný důvod.  O důležitosti tohoto důvodu musí přesvědčit držitele dokladu a od tohoto okamžiku se na něj vztahují všechny povinnosti správce, tzn., že musí splnit informační povinnost správce vůči subjektu údajů, prokázat existenci souhlasu po celou dobu zpracování a zabezpečit kopii dokladu proti zneužití, ztrátě, neoprávněnému zpřístupnění atp.  

Pokud je tedy pořizována a uchovávána kopie takovéhoto dokladu bez souhlasu jeho držitele, je takovýto postup nezákonný. Podmínění jakéhokoli úkonu, ať na něj má držitel dokladu nárok či nikoli, předložením kopie osobního dokladu, je tedy zcela vyloučeno. Obvykle bude zcela dostačující ověření totožnosti osoby z předloženého dokladu či dokumentu obsahujícího jeho identifikační údaje a vyznačení takto provedené identifikace na předkládané žádosti, ve smlouvě apod.

Ačkoliv je zvýšená ochrana poskytnována zákonem pouze držitelům občanských průkazů a cestovních dokladů, analogicky lze to samé dovodit i pro kopie veřejných listin jako je rodný list, oddací list, úmrtní list atd. Jediné, co je prozatím v několika případech legitimní (zakotvené v právních předpisech), je oprávnění pro pořizování kopií dokladů o dosaženém vzdělání. V ostatních případech je naopak nezbytné požadavek na pořízení kopie dokladu či dokumentu odmítnout jako nezákonný. Pouze v těch případech, kdy správce držiteli tohoto dokladu prokáže oprávněnost svého požadavku, je možné per analogiím uchovávat kopie se souhlasem držitele.

Více si můžete přečíst ve Stanovisko ÚOOÚ č. 6/2004, které naleznete v příloze a také v tomto vyjádření ÚOOÚ ke kopírování osobních dokladů.

Zdroj: Úřad pro ochranu osobních údajů