10.06.2019

Základní pravidla pro nakládání s údaji účastníků ve správním řízení

Obce, při zajišťování výkonu veřejné moci, vedou správní řízení a vydávají celou řadu správních rozhodnutí například na úseku územního a stavebního řízení, ochrany životního prostředí či v přestupkovém řízení, ve kterých rozhodují o právech a povinnostech účastníků řízení. Osobní údaje účastníků musí dodržet všechny zásady a přijmout dostatečná technická a organizační opatření pro zajištění ochrany údajů osob, vůči nimž postup směřuje.

Obce, při zajišťování výkonu veřejné moci, vedou správní řízení a vydávají celou řadu správních rozhodnutí například na úseku územního a stavebního řízení, ochrany životního prostředí či v přestupkovém řízení, ve kterých rozhodují o právech a povinnostech účastníků řízení. Osobní údaje účastníků musí zpracovávat v souladu s obecným nařízením GDPR a zákonem o zpracování osobních údajů, v průběhu činností musí dodržet všechny zásady a přijmout dostatečná technická a organizační opatření pro zajištění ochrany údajů osob, vůči nimž postup směřuje.

Správní řízení jsou většinou „doménou“ obcí s rozšířenou působností (ORP/obce III. typu), jelikož zabezpečují největší rozsah státní správy, který jim byl svěřen zvláštními zákony a vykonávají i další úkoly státní správy pro obce ve správním obvodu ORP. Správní řízení ale může vést každá obec, včetně té nejmenší. Malé obce (zpravidla obce I. typu) nejčastěji povolují kácení dřevin, ruší trvalý pobyt, popř. vydávají povolení v rámci své působnosti silničního správního úřadu ve věcech místních komunikací s výjimkou věcí, o kterých rozhoduje právě ORP.

Zásada zákonnosti (účel a právní titul)

Základním účelem zpracování je naplňování povinností realizovaných ve formě správního rozhodování a zákonnost zpracování je dána primárně plněním právní povinnosti obce tzn. právní titul dle článku 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení GDPR. V některých případech, připadá v úvahu i provádění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci dle článku 6 odst. 1 písm. e) obecného nařízení GDPR, a to třeba tam, kde obec nemá povinnost rozhodnout o určité záležitosti ve správním řízení nebo vydat správní rozhodnutí.

Zásada minimalizace

Stejně jako u jiných zpracování, i zde musí obec zpracovávat osobní údaje pouze v rozsahu, který je nezbytně nutný pro realizaci daného řízení (daný zákonem), tak aby byla naplněna zásada minimalizace. Pro účely správního řízení je třeba jasně identifikovat osobu účastníka. Dle § 18 odst. 2 správního řádu se těmito údaji rozumí jméno, příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu, popř. jiný údaj podle zvláštního zákona. V případě, že jsou obci v rámci řízení předány osobní údaje v rozsahu širším, než je pro řízení třeba, obec je zpracovávat nebude a to ani na základě souhlasu subjektu údajů, jelikož by to bylo v rozporu se zásadou minimalizace a principem standartní ochrany osobních údajů. Výjimku tvoří pouze běžné kontaktní údaje účastníka jako třeba číslo telefonu, které může obec držet za účelem usnadňování výkonu veřejné moci anebo naplňování veřejného zájmu pro lepší komunikaci s účastníky.

V rámci správního řízení jsou zpracovávány osobní údaje i dalších osob, kterými mohou být třeba zástupce účastníka, svědek, osoba uvedená v listině předložené k provedení důkazu, nestranná osoba přítomná u provedení důkazu, osoba uvedená v protokolu o úkonech ve správním řízení, znalec, osoba, která prokázala právní zájem nahlížet do spisu atp., a pro účely rozhodování o právech a povinnostech může být zapotřebí zpracovávat i zvláštní kategorii osobních údajů jako jsou údaje o ekonomické či sociální situaci např. pro účely rozhodnutí o poskytnutí sociální pomoci nebo dávky státní sociální podpory anebo o majetku např. pro účely vydání povolení kácení dřevin nebo stavebního povolení.  

Usnadňování výkonu práv a informování subjektů údajů

Subjekty údajů (účastníci správních řízení) mají právo být informováni o tom, jaké osobní údaje a jakým způsobem o nich obec zpracovává. Tato informace může být poskytnuta v obecné rovině například zveřejněním na webu obce anebo doručena individuálně – osobně nebo e-mailem. Informace mohou být také součástí formuláře žádosti a potom již není zapotřebí subjekty údajů znova informovat o skutečnostech, které již ví anebo mají možnost se s nimi seznámit.

V rámci správního řízení může subjekt údajů uplatnit zejména právo na opravu či aktualizaci osobních údajů, pokud jsou zpracovávány nepřesně či neúplně. Naopak velmi zřídka nebo téměř vůbec se neuplatní právo na výmaz, jelikož obec je oprávněna zpracovávat údaje pouze v nezbytném rozsahu pro realizaci správního řízení a uchovávat je podle skartačních lhůt dle zákona o archivnictví a spisové službě. Právo na výmaz je možné uplatnit pouze v případech, kdy nebude skartační lhůta dodržena.

Anonymizace osobních údajů při zveřejňování správních rozhodnutí

V případě, že jsou správní rozhodnutí zveřejňována, musí být před zveřejněním upravena tak, aby obsahovala jen nezbytně nutné osobní údaje osoby, které se rozhodnutí týká v rozsahu: jméno, příjmení, datum narození a místo trvalého pobytu. Nesprávná je publikace úplného textu správních rozhodnutí včetně údajů osob, kterých se správní řízení týká, na webové stránce. Pokud jsou z jakéhokoliv důvodu zveřejňována rozhodnutí v přestupkových věcech, musí být vždy provedena striktní anonymizace všech osobních údajů. Jedinou výjimkou je zveřejnění rozhodnutí o přestupku veřejně činné osoby, kde je dán veřejný zájem na sledování zákonnosti jednání voleného zástupce.

Pro tento článek bylo čerpáno z Modelové situace „Správní řízení v prostředí obce“ zpracované Ministerstvem vnitra.

 

Zdroj: Ministerstvem vnitra