21.01.2019

Jak zpracovávat osobní údaje v souladu s GDPR při správě bytového fondu obce?

Obce a města jsou obvykle vlastníky rozsáhlého bytového fondu, provádějí správu svých bytových domů a vystupují tak v pozici pronajímatele. Mohou také touto správou pověřit jinou fyzickou nebo právnickou osobu, která pak na základě smluvního vztahu vykonává za obec správcovské činnosti.

Z hlediska ochrany osobních údajů bude obec vždy správcem osobních údajů nájemců obecních bytů a musí plnit veškeré povinnosti, které ji jakožto správci ukládá obecné nařízení GDPR. Nájemce obecního bytu, je-li fyzickou osobou, je subjektem údajů, který dle GDPR disponuje vůči obci právy souvisejícími s ochranou jeho osobních údajů. Základním účelem zpracování osobních údajů je jednání o uzavření smlouvy o nájmu obecního bytu (dále jen „smlouva“), průběhu nájemního vztahu a naplňování smlouvy o jejím uzavření a konečně i záležitostí související s ukončením smlouvy, kterými může být například evidence bývalých nájemců anebo agenda vymáhání nároků obce na bývalých nájemcích obecních bytů. V případě, že se obec rozhodne svěřit správu bytového fondu včetně rozhodování o způsobu zpracování údajů pro výše uvedené účely jiné fyzické či právnické osobě, bude pak tato osoba společným správcem osobních údajů dle článku 26 GDPR anebo ji obec pověří pouze výkonem některých činností na základě pokynů ke zpracování jakožto správce, tedy například sběrem informací o spotřebě energií v domácnostech, a pak hovoříme o zpracovateli, jehož povinnosti jsou vymezeny článkem 28 GDPR. V obou těchto případech je nutné vztah mezi obcí a správcovskou firmou podrobně smluvně upravit.

Relevantní právní tituly pro zpracování osobních údajů

Pro zpracování osobních údajů nájemců v rámci již existujícího nájemního vztahu bude relevantním právním titulem naplňování smlouvy o nájmu bytu a před jejím podpisem bude tím právním titulem provádění opatření přijatých před uzavřením smlouvy. V obou těchto případech zákonnost zpracování lze podřadit pod právní titul uvedený v článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR - nezbytnost zpracování pro splnění smlouvy. Po skončení nájemního vztahu bude možné dále zpracovávat údajů nájemců na základě oprávněného zájmu obce pro účely obhajoby svých právních nároků například z důvodu budoucích sporů o výši úhrad za spotřebované energie (voda, elektřina, plyn). Oproti tomu právní titul, který při správě bytového fondu obec využije jen ve výjimečných případech, je souhlas. Taková situace může nastat tehdy, jestliže si neúspěšný uchazeč o obecní byt přeje být zařazen do budoucích výběrových řízení.

Co je „out“ a čeho se má obec vyvarovat.

Stále ještě v řadě obcí přetrvává názor, že je třeba zveřejňovat seznam nájemců obecních bytů např. z důvodu informování o vyúčtování spotřeby energií nebo seznam uchazečů o uzavření nájemní smlouvy v rámci veřejné kontroly způsobu hospodaření s obecními byty či dokonce seznamu osob, které dluží na nájemném, energiích či dalších službách souvisejících s provozem bytu. Tato praxe je dnes již „out“. Daného účelu lze totiž dosáhnout i bez zveřejnění osobních údajů těchto osob a přitom lze zaručit i ochranu jejich soukromí. Využití těchto prostředků nelze obhájit ani získáním souhlasu dotčených osob. Obec také může v rámci dobré praxe při ochraně osobních údajů zveřejnit informace v anonymizované podobě bez uvádění osobních údajů konkrétních osob a napomoci tak dosažení kýženého cíle. Jedinou výjimkou z tohoto pravidla je zveřejnění informací o dlužníkovi v případech, kdy se jej nedaří prokazatelně dlouhodobě zastihnout a obec učiní pokus o doručování prostřednictvím zveřejnění informací na úřední desce za podmínky dodržení všech standardů platných pro zveřejňování na úřední desce. Více informací ke zveřejňování na úřední desce naleznete v samostatné modelové situaci na webu MV ČR.

Jaké osobní údaje od nájemců požadovat?

Obec by měla požadovat po nájemcích jen takové osobní údaje, které jsou nebytně nutné ke splnění účelu, tzn. pro úspěšnou realizaci smlouvy o nájmu obecního bytu. Obvykle postačí běžné identifikační a kontaktní údaje o osobě (osobách) nájemce. U osob, které budou spolu s nájemcem byt užívat, postačí znát pouze jejich počet. Pokud bylo ve smlouvě společně ujednáno vracení přeplatků na nájemném či službách na účet, bude obec oprávněna evidovat i číslo bankovního účtu nájemce. U pronájmu sociálních či speciálně upravených bytů může obec přijít do kontaktu i se zvláštní kategorií osobních údajů. Pro přidělení takovéhoto bytu a trvání nájemního vztahu může být podmínkou existence nepříznivého zdravotního stavu nebo ekonomické situace nájemce. Informace o zdravotním stavu či příjmu nájemce je pak obec oprávněna zpracovávat. Oproti tomu za zcela nadbytečný údaj je možné považovat např. údaje o rodinném stavu nájemce, údaje o bankovním spojení osob žijících s nájemcem ve společné domácnosti či údaje o výši příjmu pokud se nejedná o sociální bydlení.

Příjemci osobních údajů a informování nájemců

O konkrétním způsobu zpracování osobních údajů je nutné nájemce informovat v souladu s GDPR o rozsahu, způsobu a účelu zpracování jejich údajů a nezapomínat ani na informace o předání údajů třetím osobám, kterými budou zejména dodavatelé energií, soukromoprávní správci bytového fondu, poskytovatelé komunálních služeb, popř. další subjekty, jakožto příjemci údajů. Informace stejně jako u ostatních agend může být poskytnuta v obecné podobě včetně dálkového přístupu (odkazem na web) anebo individuálně každému nájemci zvlášť například na formuláři žádosti před uzavřením smlouvy, ve smlouvě samotné či v její příloze. Každý nájemce by měl být informován i o svých právech a způsobu, jak je vůči správci uplatňovat.

Pro tento článek bylo čerpáno z Modelové situace „Správa bytového fondu“ zveřejněné na webových stránkách Ministerstva vnitra ČR.