10.05.2019
Nebojte se do knihovny, nakládají s osobními údaji čtenářů v souladu s GDPR.
V České republice máme nejvíce veřejných knihoven na světě – 4 x více než Evropa a dokonce 10 x více než Spojené státy. Důvod, proč máme v Čechách tolik knihoven, je prostý. Knihovny byly po dlouhou dobu povinné. Každé město, i ta nejmenší vesnička, měly zákonem z roku 1919 nařízeno knihovnu provozovat
V České republice máme nejvíce veřejných knihoven na světě – 4 x více než Evropa a dokonce 10 x více než Spojené státy. Důvod, proč máme v Čechách tolik knihoven, je prostý. Knihovny byly po dlouhou dobu povinné. Každé město, i ta nejmenší vesnička, měly zákonem z roku 1919 nařízeno knihovnu provozovat kvůli vzdělávání a snaze o všeobecnou gramotnost.
Česká knihovna je multifunkční J.
České knihovny nepůjčují jenom knihy, ale plní také úlohu informačního, kulturního a společenského centra obce. Jsou živými místy, kde se setkávají občané všech věkových kategorií, od školáků po seniory, jelikož knihovny jim nabízejí širokou paletu služeb. Jedná se například o přístup k internetu, kulturní, výchovnou či vzdělávací činnost, vydávání tematických publikací, poskytování reprografických služeb nebo bibliografických, referenčních a faktografických informací a rešerší. Knihovny nejsou orgány veřejné moci ani věřenými subjekty a proto nemají na rozdíl od obcí a škol povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Pokud je ale knihovna organizační složkou obce nebo školy, bude se jejich pověřenec zabývat i způsoby, jakými knihovna osobní údaje zpracovává.
Dobře zpracovaný knihovní řád ušetří hodně práce.
Knihovna nakládá s osobními údaji čtenářů a zaměstnanců, popř. i dalších osob (uživatelů služeb knihovny). Základním účelem zpracování údajů je zajišťování činnosti knihovny a dále také vedení evidence čtenářů a výpůjček knihovny, popř. poskytování informačních služeb, zajišťování vzdělávacích služeb atp. Služby, které knihovna poskytuje, je třeba upravit v Knihovním řádu, jelikož s tím úzce souvisí i právní tituly pro zpracování osobních údajů uživatelů knihovny. Právním titulem v obecné rovině bude naplňování zákona o knihovnách – tedy dle článku 6 odst. 1 písm. c) obecného nařízení GDPR plnění právní povinnosti a ve vztahu ke čtenářům a jiným návštěvníkům knihovny zejména plnění smlouvy dle článku 6 odst. 1 písm. b) obecného nařízení GDPR. Zaplacením evidenčního příspěvku totiž uživatel služeb přistupuje na podmínky uvedené v knihovním řádu a uzavírá tak smlouvu s knihovnou. Proto při zpracování osobních údajů pro činnosti knihovnické, a další činnosti (např. rozesílky pozvánek na akce knihovny, zapojení čtenářů do anket či průzkumů atp.) v knihovním řádu uvedené, není třeba souhlasu. Pokud knihovna uvede v knihovním řádu činnosti jako je například informování o připravovaných kulturních, společenských či sportovních akcích adresně formou e-mailu nebo SMS, pak rozesíláním těchto zpráv plní svou zákonnou povinnost zakotvenou v § 4 knihovního zákona a není třeba k této činnosti vyžadovat souhlas subjektu údajů. Pro knihovnu pak platí stejná pravidla jako pro obec či školu.
Minimalizace údajů, přístupy a doba uchovávání
Důležité je, aby osobní údaje čtenářů byly zpracovávány pouze v rozsahu nezbytně nutném pro daný účel a nebyly vyžadovány údaje, které nejsou k poskytnutí služeb knihovny nezbytné. Například pro zajišťování výpůjček knih není třeba shromažďovat údaje o rodinné situaci čtenářů, ani o tom, jestli i další rodinní příslušníci knihovnu navštěvují. Knihovna by měla také zajistit přístup k osobním údajům pouze těm osobám, které s nimi potřebují v rámci své pracovní činnosti nakládat, aby mohly poskytnout požadovanou službu. Neméně důležité je i dodržení doby zpracování osobních údajů, která musí odpovídat danému účelu. Jakmile pomine účel, knihovna přestane osobní údaje zpracovávat. Například pokud čtenář ukončí vztah s knihovnou a všechny vzájemné závazky jsou vypořádány, eventuálně již uplynula doba pro případné uplatnění nároku na náhradu škody, musí být jeho osobní údaje vymazány. V praxi se bohužel někdy stává, že čtenáři nedodrží výpůjční dobu anebo knihy vůbec nevrátí. Knihovna v tomto případě zasílá čtenáři upomínky, popř. využije jiné nástroje k dosažení svých práv, avšak nikdy by neměla informace o těchto čtenářích zveřejňovat a to ani tehdy, když ji o to žádají jiní čtenáři, protože si chtějí nevrácený knižní titul přečíst!
Pro tento článek bylo čerpáno z Modelové situace „Činnost obecní knihovny“ zveřejněné na webových stránkách Ministerstva vnitra ČR. Podrobnější informace k ochraně osobních údajů pro knihovny lze získat také na webových stránkách Národní knihovny ČR v rubrice Informace pro knihovny, Ochrana osobních údajů – Příručka pro knihovny.