05.02.2019
Zveřejňování smluv v souladu s požadavky GDPR
Obce při své činnosti uzavírají nejrůznější druhy smluv, jako jsou smlouvy nájemní, kupní, smlouvy o dílo, pachty atp. V těchto smlouvách, stejně jako v usneseních příslušných orgánů obce, které o jejich přijetí rozhodují, se nacházejí osobní údaje, které podléhají ochraně osobních údajů dle obecného nařízení GDPR
Obce při své činnosti uzavírají nejrůznější druhy smluv, jako jsou smlouvy nájemní, kupní, smlouvy o dílo, pachty atp. V těchto smlouvách, stejně jako v usneseních příslušných orgánů obce, které o jejich přijetí rozhodují, se nacházejí osobní údaje, které podléhají ochraně osobních údajů dle obecného nařízení GDPR. Některé smlouvy, jejich přílohy či podklady pro rozhodnutí zastupitelstva mohou obsahovat i zvláštní kategorii osobních údajů (citlivé osobní údaje) jako například údaje o sociálním postavení, rodinných poměrech či zdravotním stavu a proto je třeba při jejich uzavírání a uveřejňování dodržet všechny zásady GDPR.
Povinné a nepovinné zveřejňování smluv
„Některé zákony“ stanovují „některým obcím“ povinnost uveřejňovat „některé typy smluv“. K povinnému uveřejňování smluv tak může principiálně docházet:
- Při zveřejňování veřejnoprávní smlouvy o poskytnutí dotace nebo návratné finanční výpomoci nad 50 000 Kč dle zákona o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů (zákon č. 250/2000 Sb.) - tzv. „malá rozpočtová pravidla“
Povinné zveřejňování znamená plnění zákonné povinnosti zahrnující rovněž i zveřejnění osobních údajů. Oproti tomu nepovinné zveřejňování znamená, že by smlouvy neměly obsahovat žádné osobní údaje, resp. tyto údaje by měly být anonymizovány.
V případě zpracování osobních údajů v rámci smluvních vztahů je účelem samotné jednání směřující k uzavření smlouvy, realizace smlouvy a následná archivace trvající po dobu od ukončení platnosti smlouvy po dobu potřebnou ke splnění zákonných povinností obce, například v oblasti daňové a účetní evidence. Zákonnost zpracování při uzavírání smlouvy nebo před jejím uzavřením zaručuje obci právní titul dle článku 6 odst. 1 písm. b) GDPR – nezbytnost plnění ze smlouvy a rovněž i písmeno c) téhož článku – plnění právních povinností stanovených obci některým z právních předpisů zejména při zajištění povinnosti zveřejnit smlouvu v registru smluv, zveřejnit veřejnoprávní smlouvu o poskytnutí dotace na úřední desce dle „malých rozpočtových pravidel“, s obsahem smlouvy seznámit veřejnost na veřejném jednání zastupitelstva nebo nechat občana nahlédnout do zápisů z jednání zastupitelstva či obsah smlouvy zpřístupnit na základě žádosti o svobodný přístup k informacím.
Rozsah osobních údajů a přístup k nim
Pro uzavření a realizaci smlouvy je třeba získat takový rozsah osobních údajů, které jsou zapotřebí pro řádné splnění smlouvy. Jedná se zejména o identifikační údaje smluvních stran a údaje smluvního plnění. K těmto údajům v návrhu smlouvy a smlouvě samotné by měli mít přístup jenom zaměstnanci a volení zástupci obce, jejichž pracovní náplň nebo gesce se smlouva týká, popř. přístup může mít po omezenou dobu i externí subjekt např. právní kancelář, která byla pověřena přípravou návrhu smlouvy (princip důvěrnosti). Jiná situace nastává při samotném schvalování uzavření smlouvy zastupitelstvem obce na veřejném zasedání, kdy se o smlouvě jedná. Pro tyto účely není třeba osobní údaje ve smlouvě omezovat (princip veřejnosti). Při naplňování principu veřejnosti se s údaji obsaženými ve smlouvě seznamuje široká veřejnost, která je na veřejném zasedání zastupitelstva přítomna anebo ho sleduje on-line. Stejně tak se s obsahem smluv (výpis z obsahu smlouvy, smlouva v příloze zápisu) mohou seznámit občané obce, kteří využijí svého práva dle zákona o obcích a do zápisu z jednání zastupitelstva nahlédnou.
Zákonné zveřejňování smluv
Při plnění právní povinnosti zveřejňování v registru smluv se rozsah a způsob zveřejňování řídí zákonem o registru smluv a zveřejňují se identifikační údaje protistrany u všech smluv s plněním nad 50 000 Kč. U zveřejňování veřejnoprávních smluv dle zákona o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů se spolu s vyvěšením smlouvy s plněním rovněž nad 50 000 Kč na úřední desce zveřejňují základní identifikační údaje příjemce dotace nebo návratné finanční výpomoci v rozsahu jméno, příjmení, rok narození a místo obce trvalého pobytu. Špatnou praxí je zveřejnění osobních údajů nad rámec základních identifikačních údajů, jako je například celé datum narození, přesná adresa trvalého pobytu nebo číslo bankovního účtu. Pokud obec přistoupí ke zveřejnění smluv nad rámec právních předpisů, je třeba osobní údaje v nich anonymizovat. Některé obce totiž v rámci zajištění vyšší míry transparentnosti svých rozhodnutí a informování občanů o činnosti obce zveřejňují dobrovolně všechny smlouvy, a pak je třeba, aby osobní údaje druhé smluvní strany anonymizovaly. Posledním případem, kdy se jedná o zveřejnění smlouvy či její části, je splnění žádosti o svobodný přístup k informacím. Zde musí obec zvažovat, zda je dán veřejný zájem na poskytnutí informace a současně i zveřejnění plného textu smlouvy včetně identifikačních údajů druhé strany. Veřejný zájem na zveřejnění identifikačních údajů protistrany nebude pravděpodobně dát, pokud nebude smluvní stranou zastupitel obce, veřejně činná osoba nebo příjemce dotace (viz výše) a obec bude muset údaje protistrany pro účely poskytnutí informace i zveřejnění dle zákona č. 106/1999 Sb. anonymizovat.
Závěrem je třeba zdůraznit, že stejně jako v případě jiných zpracování, musí obec splnit informační povinnost vůči subjektům údajů. Informace o zpracování osobních údajů smluvních stran, jsou – li fyzickými osobami, nebo statutárních zástupců a kontaktních osob, jsou – li právnickými osobami, mohou být uvedeny přímo ve smlouvě anebo publikovány v obecné podobě například na webu obce. Obec je také povinna poskytnout informace o zpracování, popř. kopii zpracovávaných osobních údajů na žádost subjektu údajů a dodržovat veškeré povinnosti správce osobních údajů (zajistit zabezpečení osobních údajů odpovídající riziku, vést záznamy o činnosti zpracování, ohlašovat incidenty ÚOOÚ, popř. oznamovat dotčeným subjektům údajů atd.).
Pro tento článek bylo čerpáno z Modelové situace „Uzavírání majetkových transakcí a jejich uveřejňování, např. nájemní smlouvy, pachty, prodej movitých a nemovitých věcí“ zveřejněné na webových stránkách Ministerstva vnitra ČR